Sincronização de estoque em marketplaces: como o Hub reduz o risco de vender o que você não tem

O cancelamento por falta de estoque costuma nascer no intervalo entre a venda no canal e o registro no ERP.

Cada canal só sabe o que ele mesmo vendeu. Uma jaqueta anunciada no Mercado Livre e no Magalu tem uma unidade no estoque. Os dois canais podem aceitar a venda, e um dos pedidos vai ter de ser cancelado.

Cancelamento pesa na reputação, e isso respinga nas vendas do que você tem. O Gumo Hub reserva a unidade até o ERP dar a baixa.

O Shop 9 manda no saldo

O número de verdade mora no Shop 9, e o Hub não corrige nada no ERP. É como o caderno do balcão, onde vale o que está escrito. O Hub só copia a página certa para cada vitrine. A leitura vai pela API oficial. O que o Hub calcula é o saldo que cada anúncio mostra:

saldo publicado = soma do saldo das filiais escolhidas no Shop 9 − reservas em aberto (nunca abaixo de zero)

Escolha as filiais que entram no saldo

Decida isto primeiro: custa pouco agora e poupa remendo depois do primeiro cancelamento. A escolha fica na Configuração do Shop 9, aba Estoque, e são dois campos:

• Filiais que compõem o estoque. O saldo publicado soma só as que você listar, e a reserva também olha esse total, não cada filial. Filial de balcão, ou que não atende o online, pode ficar de fora.
• Filial de entrada das vendas. Todo pedido de marketplace entra no Shop 9 na filial que você informar.

Transferir mercadoria entre filiais é rotina sua, dentro do Shop 9. Quanto fica no online e quando reabastecer também.

O que acontece entre a venda e a baixa?

1. Captura. O Hub consulta os pedidos do canal em ciclos; até lá, não sabe da venda.
2. Reserva. Com o pagamento confirmado no canal, o Hub reserva as unidades sem alterar o número do ERP. Assim a releitura do estoque não apaga uma venda que o Shop 9 ainda não registrou. Pedido não pago não reserva. A reserva fica até o Shop 9 comprovar a baixa, mesmo com o ERP fora do ar.
3. Anúncios. Uma fila manda o saldo novo ao Mercado Livre e ao Magalu, inclusive ao canal onde a venda saiu. Dez vendas em um minuto viram uma atualização só.
4. Venda no Shop 9. O pedido segue ao ERP, que devolve um recibo e processa depois. Se um item não tem vínculo com o cadastro, o pedido para com uma mensagem clara, e você corrige. Melhor parar do que duplicar venda.
5. Baixa. A reserva só termina quando o Hub vê a baixa efetivada e o estoque já refletindo a venda. Se demorar, o pedido ganha um aviso. Na dúvida, o Hub mantém a reserva, e o erro cai para o lado de vender de menos.

A reserva funciona como a etiqueta de “separado” na prateleira: a peça ainda está lá, mas já tem dono. Se o pedido é cancelado no canal, a etiqueta sai e o saldo volta aos anúncios. Se a venda já estava no Shop 9, o estorno segue o fluxo do ERP.

Entrada de mercadoria, inventário e venda de balcão acontecem direto no Shop 9. Por isso o Hub relê, de tempos em tempos, o saldo de tudo o que está anunciado. Ajuda depois de um inventário em massa.

Em ciclos mais curtos, ele pergunta ao ERP só o que mudou desde a última vez e relê apenas esses produtos. Cada ciclo tem o seu intervalo. Esse intervalo, somado ao da fila e ao da API do canal, forma a janela de risco. O Hub busca reduzi-la, sem prometer que ela desapareça. Saldo zero é publicado como zero.

Uma jaqueta, dois canais, duas unidades

Um exemplo com uma jaqueta só. A jaqueta tem 2 unidades no Shop 9 e está anunciada nos dois canais. Tudo aqui é ilustrativo, e os horários mudam de caso para caso. O que vale é a ordem.

1. Venda paga no Mercado Livre. O Hub reserva 1 e os dois anúncios passam a mostrar 1. Na tela de Vendas do Hub, o pedido mostra a reserva escrita: “Reservadas até a baixa no Shop 9”.
2. Venda paga da última unidade no Magalu. Os dois anúncios mostram zero.
3. O Shop 9 baixa a primeira venda e o Hub encerra aquela reserva. O anúncio segue em zero, porque a outra reserva continua aberta.
4. A venda do Magalu é cancelada antes da baixa. A reserva some e a jaqueta volta a 1 nos dois canais.

Como dividir o estoque entre balcão e marketplace?

O Shop Control 9 trabalha com várias filiais. Isso abre três caminhos, conforme o seu tamanho e o seu giro. Na jaqueta, ficam assim.

Saldo compartilhado. Balcão e anúncios veem o mesmo saldo das 2 jaquetas. Costuma ser o ponto de partida em moda e calçado, onde cada combinação de grade tem poucas unidades. Separar significaria anunciar “1 unidade” em cada lugar e perder venda dos dois lados. Depende de integração que releia o estoque e reserve os pedidos. Se quiser folga, deixe parte das combinações críticas numa filial fora da soma publicada.

Filial dedicada ao online. Uma filial guarda o que abastece os anúncios: você manda as jaquetas para ela por transferência e lista só ela na aba Estoque. Serve a quem tem volume, mini-CD ou equipe de despacho própria, e cobra em gestão, porque alguém decide quanto vai para cada filial e produto parado na filial errada é venda perdida. Sem rotina de reabastecimento, vira gargalo.

Rotina híbrida por curva. Os itens de alto giro (curva A) ganham transferência dedicada para a filial que compõe o online. O resto fica compartilhado. A divisão sai das transferências do Shop 9 e se ajusta com o tempo. Valide com poucos produtos antes de estender. A curva ABC do catálogo ajuda no diagnóstico. É a evolução natural do primeiro caminho: comece compartilhando, veja onde dói e proteja só o que precisa.

Nos três, o saldo precisa ser atualizado com frequência e contado por combinação da grade, não por produto. “5 tênis” não diz nada; o 38 preto e o 39 preto dizem o que você pode vender. A grade é a unidade de verdade.

E a filial de entrada tem de ser aquela de onde a mercadoria sai, senão o saldo do ERP e a prateleira divergem.

Margem de segurança só nos itens críticos

Quem atualizava à mão costumava anunciar menos do que tinha (8, tendo 10) para se proteger do atraso. Com a reserva a partir da captura, boa parte dessa proteção já vem do cálculo do Hub.

Só que ainda sobra a janela entre a venda no canal e a captura do pedido. Em item com poucas unidades e giro alto, uma margem pequena pode fazer sentido, desde que fique nas combinações críticas: reserva grande para um dos lados trava capital na prateleira. Decida por item e teste com poucos produtos. Falhas de rede, de fila e de canal acontecem, então meça:

• Anote os cancelamentos por falta de estoque do mês.
• Rode um ciclo completo e compare com o que você tinha antes.

Se quiser ver o saldo publicado com as suas filiais, o Gumo Hub tem demonstração.